conformidade

A conformidade corporativa é muito importante porque as organizações estão diante de um momento de ruptura global e que não tem volta. Isso significa que se as companhias não se adaptarem, não poderão fazer parcerias de qualidade.

O fato é que os negócios estão passando por um extenso momento de adaptação e precisam investir nesse processo, por meio de auditoria e consultoria organizacional.

Em um primeiro momento, isso pode gerar desconforto entre as pessoas, e sempre haverá um gestor ou empreendedor que vai achar que não consegue realizar esse processo dentro do negócio.

Essa sensação de insegurança realmente acontece, mas qualquer empresa consegue implementar a conformidade em seus processos internos. Trata-se de algo benéfico e que traz a oportunidade de fazer negócios com qualidade, segurança e transparência.

É fundamental criar práticas de compliance nas atividades do dia a dia, visto que vários problemas podem atingir organizações de vários portes e segmentos. Além disso, é papel dos empreendedores conhecer um pouco mais sobre o assunto.

Eles precisam compreender o conceito de conformidade, entender como ela funciona e como colocá-la em prática dentro da empresa, assim, fica mais fácil se adaptar e conseguir boas oportunidades.

O que é conformidade?

Conformidade corporativa, também conhecida como compliance, é um processo que garante que a empresa e os colaboradores estejam de acordo com vários elementos que se aplicam à organização, como:

  • Leis;
  • Regulamentos;
  • Padrões;
  • Práticas éticas.

É formado por um conjunto de processos adotados para garantir que todos os profissionais e a própria companhia respeitem as regras e regulamentos externos e internos.

Muito tem se falado sobre a conformidade porque negócios dos mais variados segmentos, como um prestador de serviço de copeira e garçom, precisam aderi-la, mas nem todas as organizações compreendem sua importância.

Elas até mesmo se esquecem de que esse processo está relacionado à adoção de boas práticas de governança.

Como funciona a conformidade corporativa?

A compliance corporativa funciona por meio de pilares que variam, uma vez que eles dependem de vários fatores. Entretanto, precisa ser norteado pela ética e pelo compromisso em fazer as adequações necessárias para o cumprimento de normas.

Um desses pilares é o controle interno, documentando tudo o que é feito pela organização e que esteja envolvido com dados fiscais e financeiros.

A companhia que tiver essa documentação em mãos consegue criar mecanismos de controle que minimizem os riscos, meçam o desempenho de processos e acompanhem os resultados.

Também é muito importante criar um canal de denúncias porque ele garante que todos sigam a legislação e mantenham práticas éticas. O canal deve estar disponível para que qualquer colaborador se sinta à vontade em comunicar uma violação de conduta.

Dentro de uma grande clínica de cirurgia de patela em cachorro, por exemplo, é muito importante que o canal garanta o anonimato de quem faz a denúncia, uma vez que pode gerar exposição e até represálias.

Independentemente do canal escolhido, como telefone, página na internet e e-mail, o ideal é que a plataforma possua um fluxo de tratamento de denúncias para garantir uma investigação interna, caso alguma irregularidade seja notada.

O programa de compliance não pode ficar restrito aos colaboradores da empresa, em outras palavras, ela também precisa estar atenta à sua relação com terceiros, algo que envolve distribuidores, representantes, fornecedores, clientes, entre outros.

É fundamental adotar a prática do due diligence (diligência devida), que representa uma investigação prévia, realizada antes de uma oportunidade de negócio, permitindo conhecer o histórico de cada parceiro ou consumidor para buscar oportunidades.

O negócio também consegue evitar envolvimento com pessoas e organizações que não estejam de acordo com as normas legais e éticas.

Por fim, a conformidade também funciona por meio de uma auditoria, sendo esta uma prática essencial para o sucesso do negócio e que garante que o programa de compliance seja seguido como se deve.

Uma empresa de banco de teste terá na auditoria uma ferramenta de manutenção, por isso ela precisa ser contínua e utilizada para avaliar se todos os processos estão sendo bem executados e se as pessoas são comprometidas com a política interna.

Como aplicar a conformidade?

Para aplicar a conformidade na empresa, é necessário trabalhar com um passo a passo, usando as seguintes ações:

1.    Conhecer bem o negócio

Antes de mais nada, é importante lembrar que agir em conformidade é praticamente impossível se os gestores e empreendedores não conhecerem muito bem o funcionamento dos processos internos, metodologias e estratégias do negócio.

Isso porque a política de compliance está além de conhecer e seguir normas e condutas. A corporação só vai alcançar bons resultados se tiver total domínio sobre seus próprios aspectos e harmonizar o cumprimento de normas com os objetivos e estratégias.

Para um fabricante de embalagens papel cartão alimentos congelados, conhecer, monitorar e estudar o cotidiano da organização é uma maneira eficiente de identificar setores que precisam ser aprimorados e da intervenção de um líder para se adequarem.

2.    Envolver os funcionários

Para aplicar o conceito dentro da empresa, é indispensável reforçar o respeito às regras perante os colaboradores. Para fazer isso, todos precisam estar envolvidos no processo, caso contrário, a equipe corre o risco de ser mal gerenciada.

A gestão de pessoas também precisa ser realizada adequadamente, algo que impede o desenvolvimento de condutas que não colaboram com o crescimento e também pode afetar a reputação da corporação.

Mas a companhia só terá o apoio e a compreensão de seus funcionários se trabalhar com clareza e transparência em relação aos objetivos do procedimento, além de mostrar as vantagens que ele trará para todos.

3.    Estimular a cultura organizacional

Uma clínica veterinária perto de mim pode definir sua cultura organizacional por meio de padrões de comportamento em seu interior. Isso significa que ela vai determinar seu modo de agir, suas crenças e os valores que norteiam seu trabalho.

Quando a companhia estimula os funcionários a adotarem uma cultura organizacional ética, fica muito mais fácil prevenir problemas relacionados a desvio de caráter e de comportamento.

É desse modo que o empreendimento vai incorporar a conformidade em seu dia a dia de modo natural, sem que ela seja uma imposição dos cargos mais elevados.

É importante lembrar que uma cultura organizacional positiva se baseia na ética e acaba aumentando a motivação, segurança e produtividade no trabalho.

Além do mais, seus reflexos estão muito além do ambiente empresarial e acabam ecoando de maneira positiva na imagem do negócio como marca em seu mercado de atuação.

4.    Cuidar das relações internas

Nenhum profissional quer trabalhar em uma empresa que promove ou privilegia funcionários sem nenhum tipo de critério previamente estabelecido. Essa situação é prejudicial para o clima organizacional, mas infelizmente ocorre em muitos lugares.

Uma clínica deve premiar um enfermeiro visitador home care de acordo com o trabalho desempenhado por ele. Nenhum gestor ou empreendedor deve fazer isso apenas porque o profissional está “puxando o saco”.

A companhia precisa mostrar que o trabalho e a dedicação são os elementos mais importantes para que os profissionais possam crescer dentro dela. Em um tipo de amizade ou manobra vai fazer com que alguém conquiste alguma coisa internamente.

5.    Monitorar os processos

O monitoramento de processos é muito importante porque o gestor também tem o papel de acompanhar as tarefas e transações realizadas pela equipe. Se não for possível fazer isso sozinho, então é melhor delegar para um funcionário de confiança.

Um fabricante de vacina para gato v4 possui gestores presentes e atuantes e por isso fica muito mais fácil avaliar os comportamentos apresentados pelos profissionais da equipe.

Consequentemente, também fica muito mais fácil detectar condutas inadequadas e que não estejam em conformidade com as regras da corporação.

Lembrando que quanto mais cedo a empresa identificar erros e desvios, mais rápido conseguirá tomar uma decisão para corrigir eventuais problemas. É assim que o negócio vai atuar corretamente e pautar seus processos de maneira ética e legal.

Mas além de passar por todas essas etapas, uma fábrica de mesa refeitorio escolar também precisa conhecer a legislação em vigor, monitorar a atuação de seus funcionários, aproveitar boas oportunidades e estabelecer um canal de conduta.

São processos simples, mas fundamentais para organizar a conformidade dentro do negócio e aplicá-la da melhor forma.

Considerações finais

A conformidade é um conceito muito relevante para as empresas, principalmente porque as marcas estão diante de um consumidor mais seletivo e preocupado com as atitudes e a reputação das companhias.

A corporação deve se adequar e adotar uma postura íntegra e correta, mas sem se esquecer de que o processo interno precisa partir da diretoria. Além do mais, o papel dos gestores de cada setor é muito relevante para o sucesso da prática.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.